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本文以委托代理理論和不完全契約理論分析如何規范高校招標代理機構的業務工作,提出建立采購部門內控體系及代理機構動態管理制度,引領“采購人”誠信從業,充分發揮集中采購的優勢,加強社會力量監督和信息反饋作用,營造招標代理機構良好運行環境等管理建議。
目前我國高校政府采購在招標采購工作中普遍引入招標代理機構,面臨的問題是招標代理機構規范化管理滯后于實務操作,“逆向選擇、道德風險和敲竹杠”是高校采購部門普遍遇到、研究較少、未能很好解決的問題。本文以“委托代理理論”“不完全契約理論”(簡稱“雙理論”)為指導,針對高校招標代理機構管理現狀,以某高校招標代理機構的規范化管理為例,從理論和實踐兩方面探索高校招標代理機構的規范化管理。
一、理論基礎
(一)委托代理理論
委托代理理論的中心任務是研究委托人和代理人之間在利益相沖突和信息不對稱的環境下,委托人如何設計最優契約激勵代理人。該理論廣泛應用于國有企業、行政管理、高校等 多領域解決各種問題。高校政府采購招標代理機構的規范管理,是以其理論倡導所有權和控制權分離、委托人和代理人利益相沖突、信息不對稱這三要素為邏輯起點。
(二)不完全契約理論
不完全契約是指由于締約雙方不能完全預見契約履行期間可能出現的各種情況,無法明確界定交易各方權責利的 契約。理論的核心觀點是區分特定控制權和剩余控制權,前者可通過契約的方式事先分配,后者涉及無法寫到契約里的情況,必須通過所有權界定來實現有效分配。在高校招標代理機構規范化管理中應用可借鑒以下兩個要點:一是“剩余 控制權”,即在契約中事先不能規定的那份控制權的權力;二是資產專用性越高、不確定性 越大、交易越頻繁,則“敲竹杠”的可能性越大。
二、“雙理論”模型下高校招標委托代理情況分析
(一)高校政府采購中引入招標代理機構現狀
各高校政府采購根據本校實際情況按照采購金額大小,可將采購方式分為院系自行組織招標采購、學校采購管理部門招標采購、委托代理機構招標采購。以某高校2018年度發生的采購為例,委托代理機構完成的采購項目占年采購項目的68.67%;自行組織的采購項目占年采購項目的27.00%;招標辦組織的采購項目占年采購項目的4.31%。由此可知:代理機構承擔的采購項目金額占比很高,特別是采購金額高的工程類和設備類項目。
可見招標代理機構在高校政府采購中發揮著重要作用。研究招標代理規范化管理,是高校提高采購質量不容忽視的問題。
(二) 高校政府采購實施代理機構分析
1.有利因素分析
高校引入招標代理機構的優勢可從內部優勢與外部機會兩方面加以分析。
內部優勢體現在三方面:其一,避免“權錢交易”。這是委托代理理論對高校采購管理部門嚴格落實“不相容崗位相分離”的要求,利于從源頭防腐敗,促進學校廉政建設。其二,競爭促進優質服務。高校政府采購管理部門借助“外腦”的優勢,既提升自身服務能力,又為招標代理機構營造競爭氛圍。其三,利于專業化、高水平服務。信息優勢是高校選擇社會招標代理機構的基礎,招標代理機構的工作人員一般由從事招標代理業務的專業招標師組成,搜集分析市場信息、供貨商信息、包件劃分、編制招標文件等規范程度和專業化水平較強,利于高校政府采購完成專業化、高水平的服務。
外部機會體現在兩方面:一是,國家重視對政府采購代理機構規范化管理。2018年3月1日起實施的《政府采購代理機構管理暫行辦法》等系列文件的出臺,明確了代理機構的管 理,給高校采購管理部門對代理機構的監督管理相對滯后的現實提供了政策指導。二是“放管服”改革為招標代理機構提供了政策紅利。高校將事務性工作委托招標代理公司,使得高校的政府采購管理部門管理關卡前移,利于實現“管理即服務”。
2.不利因素分析
高校引入招標代理機構的不利因素可從內部劣勢與外部威脅兩方面加以分析。
內部劣勢主要表現在兩方面:一是利用職務之便排斥優秀投標人。校內招標代理機構利用其在資格預審中的控制權力進行“逆向選擇”操作,將優秀企業拒之門外。二是助長“圍標”“串標”等行為。供應商通過建立價格同盟組成“利益集團”,內部相互串通,在投標報價上進行分工,使競爭對手的正常報價失去競爭力,達到中標目的。
外部環境的威脅主要體現在互相擠兌、惡意競爭方面。招投標市場競爭日趨激烈,代理機構為得到項目代理權,互相擠兌或違規操作產生“道德風險”,危害委托人的利益,失去代理市場中的誠信度,造成代理危機。
三、“雙理論”下招標代理機構重要關系分析與運行探討
(一)基于委托代理理論的校內采購人、采購管理部門與社會代理機構關系分析
高校政府采購過程存在多級委托代理關系,其中高校內部的委托代理關系和高校與代理機構的委托代理關系,是研究高校招標代理規范化管理的重點。
1.高校內部的委托代理關系
高校采購管理部門與校內用戶(采購人)形成委托代理關系,前者為代理人,后者為委托人。代理人的主要優勢在于擁有信息優勢,采購人的優勢在于掌握項目技術參數。采購人目的是買到自己所需要的高質量科研儀器;代理人要考慮合規操作,防止廉政風險。
2.高校與代理機構之間的委托關系
政府采購管理部門代表學校作為采購人的委托人,將項目采購任務的權利授予招標代理機構。高校采購管理部門變為委托人,招標代理機構為代理人。
3.委托代理過程中的多級委托代理關系
高校采購管理部門與代理機構二者兼具代理人和委托人的雙重身份,既是多個利益群體的代理人,又是委托人。代理機構將代理項目進行再分配,形成新的委托代理關系。多級委托代理間是利益沖突與利益一致的共同體,沖突是彼此追求各自利益最大化的杠桿。
(二)高校招標代理機構規范化管理運行探討
對高校政府采購涉及的相關要素進行規范化管理,可以得出高校招標代理規范化管理運行圖,下面依據運行圖進行探討(見下圖)。
四、“雙理論”模型招標代理機構規范化管理的建議
依據“雙理論”要義及諸上分析,提出從“三位一體”“多方互動”“信息反饋”“ 動態管理”等方面,治理“逆向選擇”“道德風險”,從“剩余控制權”的雙贏設計和集中采購對治“敲竹杠”,探索高校招標代理機構的規范化管理。
(一)建立“采購部門—采購人” 內控體系,避免堡壘從內部突破
以內部利益的一致性為抓手,強化內部控制,建立“采購部門與采購人”的信息互通機制,發揮兩者信息優勢的協同作用,從專業高度、采購信息優勢等方面互通有無、信息互補,利用好系統內部利益一致的合力,共同應對與招標代理機構的利益沖突。如加強招標文件和各類合同的檔案管理,詳記歷次招標文件的變更,積累實務操作經驗,增強對代理過程中不確定因素的預判和控制能力。
(二)建立“采購部門—社會代理機構”動態管理制度,形成高校推動的良性運行機制
1.建立招標代理機構準入機制和誠信評估體系
通過該機制的指標體系設置將資質條件好、誠信度高、執 業能力強的招標代理機構納入代理機構專業庫進行系統管理。對代理機構的誠信評估要考慮招標代理機構的運營情況以及商務情況,如資質等級、資金規模、財務能力、資格年限、經營范圍、專職人員等。
2.完善招標代理合同管理工作范圍和職權的管理
高校采購管理部門應結合學校具體情況,針對招標項目、招標代理機構的資格等級以及招標業務能力合理確定代理機構的工作范圍和內容,進行動態跟蹤管理,確保檔案信息真實。此外,采購管理部門還要結合專業能力,對有關代理機構人員提出相關要求,引領、規范代理機構檔案建設,以減少與代理機構存在的信息差,積累對代理機構實施可控管理的經驗。
3.建立數據共享的剛性機制
以檔案建設為抓手,建立多元化檔案,除傳統紙質檔案共享外,信息溝通、信息搜集、處理、信息歸檔等方面的信 息也要共享,從而減小代理過程中的信息差,通過操作層面的彼此制約、共同促進代理質量的提高。
(三)建立“社會代理機構—經辦人員”約束體系,引領“采購人”誠信從業
高校政府采購的委托代理中有時發生多級委托,影響高校委托項目的質量。高校采購部門雖然不能直接與經辦人發生直接的聯系,但可以通過規范社會招標代理機構的管理提高其再次委托的質量。建立對招標代理機構的管理監督體系、健全監督內容、規范監督流程,將對代理機構的管理縱深化,通過協商、檢查、反饋等方式,實行融合共建的“嵌入式”管理,通過 制定雙贏利好政策、增加違法、違章成本,避免道德風險,提高委托代理質量。
(四)以共贏理念分配“剩余控制權”,使交易趨向帕累托最優
高校政府采購委托代理中,委托人和代理人都掌握“剩余控制權”。對于教學科研急需的特殊貨物,代理人掌握剩余控制權的主動權,“敲竹杠”主要表現在代理人虛高要價和以次充好。為此,采購部門在“事后”談判簽訂合同中,以共贏理念在價格和質量雙因素中尋求帕累托最優。避免單純強調低價,遭遇代理人偷工減料、供應劣質貨物等形式的“敲竹杠”。
(五)探 索 專用性高的物品集中、高效的采購辦法,減少“敲竹杠”的可能性
高校組織結構層級多、管理權限相對分散、資金來源多元化,決定了高校政府采購的特殊性。由不完全契約理論可知,這些特點不可避免地存在被代理機構“敲竹杠”的機會。集中、高效的采購辦法,是減少“敲竹杠”可能性的良策。集中是減少采購次數,高效的重點則落在貨物及時到貨,確保教學、科研。為此,重點做好兩方面的工作,一是利用大數據的統計功能,統計出近幾年不同種類貨物從簽訂合同到投入使用的時間,制定集中采購方案。二是統計貨物合同變更的頻數、變更貨物的種類,有的放矢地減少不確定性帶來的“敲竹杠”。
(六)加強社會力量監督和信息反饋作用,營造招標代理機構良好運行環境
1.借助外部力量,加強對社會招標代理機構的管理監督
如定期公開獎懲情況、信用等級信息、在招標投標網上公布專職從業人員名單,實現對代理機構從業人員的動態監管,強化透明、可溯源管理。制定人員變動的預防和應對措施,確保代理機構人員變動的前兩個月,對于接任的執行人進行“傳幫帶”的培訓。建立淘汰機制,凈化招標環境,幫助代理機構建立一支具有高尚職業道德和專業執業能力的隊伍,培育高校政府采購代理機構走得穩、走得久的生態效應。
2.借力相關政策,使合規運行成為常態
抓住每年一度的全國政府采購代理機構監督檢查工作,規范政府采購代理機構執業行為,從委托代 理、文件編制、進口核準、方式變更、信息公告、評審過程、中標成交、保證金、合同管理、質疑答復10個環節進行檢查,對查實的違法、違規行為依法處理處罰,運用法律手段促進委托代理機構合規運行。
五、結論
綜上所述,以“雙理論”探索高校政府采購招標代理機構的規范化管理,通過解決“逆向選擇”“道德風險”及“敲竹杠”問題,彌補高校對招標代理機構管理經驗不足和對實際操作中出現問題的預見不夠等方面欠缺。相信通過國家政策的落實、高校、代理機構、社會多方的協同努力和同仁的共同探索,政府采購委托代理機構的管理將日趨完善。
作者: 吳冠儀
作者單位:上海交通大學招投標與政府采購辦公室
來源:《招標采購管理》