
下列服務(wù)條款適用于招標(biāo)采購(gòu)網(wǎng)會(huì)員,若您使用工業(yè)爐招標(biāo)網(wǎng)提供的服務(wù),您必須同意接受此服務(wù)條款。
一、服務(wù)條款的確認(rèn)和接納
本服務(wù)條款適用于工業(yè)爐招標(biāo)網(wǎng)用戶,您在申請(qǐng)注冊(cè)流程中點(diǎn)擊同意本服務(wù)條款之前,應(yīng)當(dāng)認(rèn)真閱讀本服務(wù)條款。請(qǐng)您務(wù)必審慎閱讀、充分理解各條款內(nèi)容,當(dāng)您按照注冊(cè)頁(yè)面提示填寫信息、閱讀并同意本服務(wù)條款且完成全部注冊(cè)程序后,即表示您已充分閱讀、理解并接受本服務(wù)條款的全部?jī)?nèi)容,并與工業(yè)爐招標(biāo)網(wǎng)達(dá)成一致,成為工業(yè)爐招標(biāo)網(wǎng)平臺(tái)用戶。閱讀本服務(wù)條款的過(guò)程中,如果您不同意本服務(wù)條款或其中任何條款約定,您應(yīng)立即停止注冊(cè)程序。工業(yè)爐招標(biāo)網(wǎng)服務(wù)的所有權(quán)和運(yùn)作權(quán)歸北京中采高科招標(biāo)集團(tuán)有限公司所有。所提供的服務(wù)必須按照其發(fā)布的公司章程,服務(wù)條款和操作規(guī)則嚴(yán)格執(zhí)行。用戶通過(guò)完成注冊(cè)程序并點(diǎn)擊“我已經(jīng)閱讀并接受《工業(yè)爐招標(biāo)網(wǎng)服務(wù)條款》中的各項(xiàng)內(nèi)容”,這表示用戶與北京中采高科招標(biāo)集團(tuán)有限公司達(dá)成協(xié)議并接受所有的服務(wù)條款。
二、服務(wù)簡(jiǎn)介
北京中采高科招標(biāo)集團(tuán)有限公司運(yùn)用自己的操作系統(tǒng)通過(guò)國(guó)際互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)為用戶提供各項(xiàng)服務(wù),用戶(包括普通個(gè)人用戶,免費(fèi)企業(yè)會(huì)員,收費(fèi)企業(yè)會(huì)員)注冊(cè)時(shí),必須同意:
1. 提供真實(shí)、準(zhǔn)確、即時(shí)、完整的個(gè)人/企業(yè)資料。同時(shí),應(yīng)根據(jù)情況變化維護(hù)并及時(shí)更新注冊(cè)信息,以確保其真實(shí)、準(zhǔn)確、即時(shí)、完整性。
2、一旦北京中采高科招標(biāo)集團(tuán)有限公司發(fā)現(xiàn)用戶資料含有不準(zhǔn)確甚至是虛假內(nèi)容,北京中采高科招標(biāo)集團(tuán)有限公司有權(quán)利中止對(duì)該用戶的服務(wù)。
三、用戶的帳號(hào)、密碼和安全性
1、工業(yè)爐招標(biāo)網(wǎng)的注冊(cè)帳號(hào)可以是英文、數(shù)字、字母、中文,或者是它們的組合。用戶可以根據(jù)自己的需要進(jìn)行選擇,但是用戶注冊(cè)的帳號(hào)或者填寫的昵稱需要符合下列規(guī)定:
(1)不得使用黨和國(guó)家機(jī)構(gòu)的名稱或者是它們的縮寫。
(2)不得使用黨和國(guó)家領(lǐng)導(dǎo)人或者其他知名人士的真實(shí)姓名、筆名、藝名或者是他們的縮寫。
(3)不得使用不健康、不文明或者帶有侮辱性、攻擊性的用戶名和昵稱。
(4)您一旦注冊(cè)成功,就成為北京中采高科招標(biāo)集團(tuán)有限公司的合法用戶,您將得到一個(gè)密碼和用戶名。并同意接受北京中采高科招標(biāo)集團(tuán)有限公司提供的各項(xiàng)服務(wù)。如果您未保管好自己的用戶名和密碼,而對(duì)您、北京中采高科招標(biāo)集團(tuán)有限公司或第三方造成的損害,您將負(fù)全部責(zé)任。另外,每個(gè)用戶都要對(duì)其用戶名中的所有活動(dòng)和事件負(fù)全責(zé)。您可隨時(shí)改變您的密碼和圖標(biāo),也可以結(jié)束舊的用戶名重開(kāi)一個(gè)新用戶名。
(5)為避免用戶的合法權(quán)利受到侵害,用戶若發(fā)現(xiàn)任何非法使用用戶名或存在安全漏洞的情況,請(qǐng)立即通告北京中采高科招標(biāo)集團(tuán)有限公司。
四、服務(wù)條款的修改及修訂
北京中采高科招標(biāo)集團(tuán)有限公司有權(quán)在必要時(shí)修改服務(wù)條款,北京中采高科招標(biāo)集團(tuán)有限公司服務(wù)條款一旦發(fā)生變動(dòng),公司將會(huì)在用戶進(jìn)入下一步使用前的頁(yè)面提示修改內(nèi)容。如果您同意改動(dòng),則再一次激活“同意服務(wù)條款提交注冊(cè)信息”按鈕,視為接受本服務(wù)條款的變動(dòng)。如果用戶不接受。北京中采高科招標(biāo)集團(tuán)有限公司則保留隨時(shí)修改或中斷服務(wù)而不需通知用戶的權(quán)利。用戶接受北京中采高科招標(biāo)集團(tuán)有限公司行使修改或中斷服務(wù)的權(quán)利,北京中采高科招標(biāo)集團(tuán)有限公司不需對(duì)用戶或第三方負(fù)責(zé)。本服務(wù)條款任一條款被視為廢止、無(wú)效或不可執(zhí)行,該條應(yīng)視為可分的且并不影響本服務(wù)條款其余條款的有效性及可執(zhí)行性。
五、用戶隱私制度
北京中采高科招標(biāo)集團(tuán)有限公司(工業(yè)爐招標(biāo)網(wǎng))非常重視用戶信息的保護(hù),在使用工業(yè)爐招標(biāo)網(wǎng)的所有產(chǎn)品和服務(wù)前,請(qǐng)您務(wù)必仔細(xì)閱讀并透徹理解本聲明。一旦您選擇使用,即表示您已經(jīng)同意我們按照本隱私聲明來(lái)使用和披露您的個(gè)人信息,并接受本條款現(xiàn)有內(nèi)容及其可能隨時(shí)更新的內(nèi)容。
1、本注冊(cè)條款所涉及的隱私是指:在會(huì)員注冊(cè)工業(yè)爐招標(biāo)網(wǎng)網(wǎng)站帳戶時(shí),使用其它工業(yè)爐招標(biāo)網(wǎng)網(wǎng)站產(chǎn)品或服務(wù),訪問(wèn)工業(yè)爐招標(biāo)網(wǎng)網(wǎng)頁(yè),或參加任何形式的會(huì)員活動(dòng)、培訓(xùn)活動(dòng)時(shí),工業(yè)爐招標(biāo)網(wǎng)會(huì)收集的會(huì)員的個(gè)人身份識(shí)別資料,包括會(huì)員的姓名、昵稱、電郵地址、出生日期、性別、職業(yè)、所在行業(yè)、工齡,真實(shí)頭像,籍貫,公司名稱,QQ號(hào)碼,公司地址,公司的產(chǎn)品以及服務(wù)簡(jiǎn)介,公司固話傳真,公司主頁(yè),公司主要做的項(xiàng)目等。工業(yè)爐招標(biāo)網(wǎng)網(wǎng)站自動(dòng)接收并記錄會(huì)員的瀏覽器和服務(wù)器日志上的信息,包括但不限于會(huì)員的IP地址、在線、無(wú)線信息、信件等資料。
2、工業(yè)爐招標(biāo)網(wǎng)收集上述信息將用于:提供網(wǎng)站服務(wù)、改進(jìn)網(wǎng)頁(yè)內(nèi)容,滿足會(huì)員對(duì)某種產(chǎn)品、活動(dòng)的需求、通知會(huì)員最新產(chǎn)品、活動(dòng)信息、或根據(jù)法律法規(guī)要求的用途、給會(huì)員帶來(lái)更多商業(yè)機(jī)會(huì)等。
3、我們網(wǎng)站有相應(yīng)的安全措施來(lái)確保我們掌握的信息不丟失,不被濫用和變?cè)臁_@些安全措施包括向其它服務(wù)器備份數(shù)據(jù)和對(duì)用戶密碼加密。盡管我們有這些安全措施,但請(qǐng)注意在因特網(wǎng)上不存在“完善的安全措施”。
4、工業(yè)爐招標(biāo)網(wǎng)可能利用工具,為合作伙伴的網(wǎng)站進(jìn)行數(shù)據(jù)搜集工作,有關(guān)數(shù)據(jù)也會(huì)作統(tǒng)計(jì)用途。網(wǎng)站會(huì)將所記錄的工業(yè)爐招標(biāo)網(wǎng)會(huì)員數(shù)據(jù)整合起來(lái),以綜合數(shù)據(jù)形式供合作伙伴參考。綜合數(shù)據(jù)會(huì)包括人數(shù)統(tǒng)計(jì)和使用情況等資料,但不會(huì)包含任何可以識(shí)別個(gè)人身份的數(shù)據(jù)。
5、信息的披露和使用:們不會(huì)向任何無(wú)關(guān)第三方提供,出售,出租,分享和交易用戶的個(gè)人信息,但為方便您使用工業(yè)爐招標(biāo)網(wǎng)服務(wù)及工業(yè)爐招標(biāo)網(wǎng)關(guān)聯(lián)公司或其他組織的服務(wù)(以下稱其他服務(wù)),您同意并授權(quán)工業(yè)爐招標(biāo)網(wǎng)將您的個(gè)人信息傳遞給您同時(shí)接受其他服務(wù)的工業(yè)爐招標(biāo)網(wǎng)關(guān)聯(lián)公司或其他組織,或從為您提供其他服務(wù)的工業(yè)爐招標(biāo)網(wǎng)關(guān)聯(lián)公司或其他組織獲取您的個(gè)人信息。包括但不限于:您同意我們可批露或使用您的個(gè)人信息以用于識(shí)別和(或)確認(rèn)您的身份,或解決爭(zhēng)議,或有助于確保網(wǎng)站安全、限制欺詐、非法或其他刑事犯罪活動(dòng),以執(zhí)行我們的服務(wù)協(xié)議。您同意我們可批露或使用您的個(gè)人信息以保護(hù)您的生命、財(cái)產(chǎn)之安全或?yàn)榉乐箛?yán)重侵害他人之合法權(quán)益或?yàn)楣怖嬷枰D馕覀兛膳痘蚴褂媚膫€(gè)人信息以改進(jìn)我們的服務(wù),并使我們的服務(wù)更能符合您的要求,從而使您在使用我們服務(wù)時(shí)得到更好的使用體驗(yàn)。您同意我們利用您的個(gè)人信息與您聯(lián)絡(luò),并向您提供您感興趣的信息,如:產(chǎn)品信息。您接受“服務(wù)協(xié)議”和本隱私聲明即為明示同意收取這些資料。您同意,您的個(gè)人信息可以被搜索引擎搜索,并在搜索結(jié)果中顯示,由此給您帶來(lái)更多的合作機(jī)會(huì)。您同意并授權(quán)工業(yè)爐招標(biāo)網(wǎng)將您的個(gè)人信息傳遞給工業(yè)爐招標(biāo)網(wǎng),工業(yè)爐招標(biāo)網(wǎng)關(guān)聯(lián)公司、工業(yè)爐招標(biāo)網(wǎng)合作伙伴、工業(yè)爐招標(biāo)網(wǎng)會(huì)員,以助于工業(yè)爐招標(biāo)網(wǎng)給您帶來(lái)更多的商業(yè)機(jī)會(huì)、其他服務(wù)、合作伙伴等。法律規(guī)定的其他需披露您個(gè)人信息的情況。
6、關(guān)于會(huì)員在工業(yè)爐招標(biāo)網(wǎng)的上傳或張貼的內(nèi)容
(1)會(huì)員在工業(yè)爐招標(biāo)網(wǎng)上傳或張貼的內(nèi)容(包括照片、文字、附件、帖子、招投標(biāo)信息、個(gè)人合作名片、公司名錄和黃頁(yè)、工程信息等),視為會(huì)員授予工業(yè)爐招標(biāo)網(wǎng)免費(fèi)、非獨(dú)家的使用權(quán),工業(yè)爐招標(biāo)網(wǎng)有權(quán)為展示、傳播及推廣、促使合作等前述張貼內(nèi)容的目的,對(duì)上述內(nèi)容進(jìn)行復(fù)制、修改、出版等。該使用權(quán)持續(xù)至?xí)T書面通知工業(yè)爐招標(biāo)網(wǎng)不得繼續(xù)使用,且工業(yè)爐招標(biāo)網(wǎng)實(shí)際收到該等書面通知時(shí)止。工業(yè)爐招標(biāo)網(wǎng)網(wǎng)站、工業(yè)爐招標(biāo)網(wǎng)合作伙伴、工業(yè)爐招標(biāo)網(wǎng)關(guān)聯(lián)公司均可使用。
(2)因會(huì)員進(jìn)行上述上傳或張貼,而導(dǎo)致任何第三方提出侵權(quán)或索賠要求的,會(huì)員承擔(dān)全部責(zé)任。
(3)任何第三方對(duì)于會(huì)員在工業(yè)爐招標(biāo)網(wǎng)的公開(kāi)使用區(qū)域張貼的內(nèi)容進(jìn)行復(fù)制、修改、編輯、傳播等行為的,該行為產(chǎn)生的法律后果和責(zé)任均由行為人承擔(dān),與工業(yè)爐招標(biāo)網(wǎng)無(wú)關(guān)。
7、不可抗力
(1)“不可抗力”是指工業(yè)爐招標(biāo)網(wǎng)不能合理控制、不可預(yù)見(jiàn)或即使預(yù)見(jiàn)亦無(wú)法避免的事件,該事件妨礙、影響或延誤工業(yè)爐招標(biāo)網(wǎng)根據(jù)本注冊(cè)條款履行其全部或部分義務(wù)。該事件包括但不限于政府行為、自然災(zāi)害、戰(zhàn)爭(zhēng)、黑客襲擊、電腦病毒、網(wǎng)絡(luò)故障等。不可抗力可能導(dǎo)致工業(yè)爐招標(biāo)網(wǎng)網(wǎng)站無(wú)法訪問(wèn)、訪問(wèn)速度緩慢、存儲(chǔ)數(shù)據(jù)丟失、會(huì)員個(gè)人信息泄漏等不利后果。
(2)遭受不可抗力事件時(shí),工業(yè)爐招標(biāo)網(wǎng)可中止履行本注冊(cè)條款項(xiàng)下的義務(wù)直至不可抗力的影響消除為止,并且不因此承擔(dān)違約責(zé)任;但應(yīng)盡最大努力克服該事件,減輕其負(fù)面影響。
六、拒絕提供擔(dān)保和免責(zé)聲明
用戶明確同意使用工業(yè)爐招標(biāo)網(wǎng)服務(wù)的風(fēng)險(xiǎn)由用戶個(gè)人承擔(dān)。服務(wù)提供是建立在免費(fèi)的基礎(chǔ)上。北京中采高科招標(biāo)集團(tuán)有限公司明確表示不提供任何類型的擔(dān)保,不論是明確的或隱含的,但是對(duì)商業(yè)性的隱含擔(dān)保,特定目的和不違反規(guī)定的適當(dāng)擔(dān)保除外。北京中采高科招標(biāo)集團(tuán)有限公司不擔(dān)保服務(wù)一定能滿足用戶的要求,也不擔(dān)保服務(wù)不會(huì)受中斷,對(duì)服務(wù)的及時(shí)性、安全性、真實(shí)性、出錯(cuò)發(fā)生都不作擔(dān)保。北京中采高科招標(biāo)集團(tuán)有限公司拒絕提供任何擔(dān)保,包括信息能否準(zhǔn)確、及時(shí)、順利地傳送。用戶理解并接受下載或通過(guò)工業(yè)爐招標(biāo)網(wǎng)產(chǎn)品服務(wù)取得的任何信息資料取決于用戶自己,并由其承擔(dān)系統(tǒng)受損、資料丟失以及其它任何風(fēng)險(xiǎn)。北京中采高科招標(biāo)集團(tuán)有限公司對(duì)在服務(wù)網(wǎng)上得到的任何商品購(gòu)物服務(wù)、交易進(jìn)程、招聘信息,都不作擔(dān)保。用戶不會(huì)從北京中采高科招標(biāo)集團(tuán)有限公司收到口頭或書面的意見(jiàn)或信息,工業(yè)爐招標(biāo)網(wǎng)也不會(huì)在這里作明確擔(dān)保。
七、有限責(zé)任
北京中采高科招標(biāo)集團(tuán)有限公司對(duì)任何直接、間接、偶然、特殊及繼起的損害或其他一切損害不負(fù)責(zé)任,這些損害來(lái)自:不正當(dāng)使用產(chǎn)品服務(wù),在網(wǎng)上進(jìn)行交易,非法使用服務(wù)或用戶傳送的信息有所變動(dòng)。這些損害會(huì)導(dǎo)致北京中采高科招標(biāo)集團(tuán)有限公司形象受損,所以北京中采高科招標(biāo)集團(tuán)有限公司早已提出這種損害的可能性。
八、不提供零售和商業(yè)性服務(wù)
用戶使用北京中采高科招標(biāo)集團(tuán)有限公司各項(xiàng)服務(wù)的權(quán)利是企業(yè)的。個(gè)人用戶只能是一個(gè)公司或?qū)嶓w的商業(yè)性組織下的所屬員工。用戶承諾:未經(jīng)北京中采高科招標(biāo)集團(tuán)有限公司同意,不得利用北京中采高科招標(biāo)集團(tuán)有限公司各項(xiàng)服務(wù)進(jìn)行銷售或作其他商業(yè)用途。
九、用戶管理
用戶單獨(dú)承擔(dān)發(fā)布內(nèi)容的責(zé)任。用戶對(duì)服務(wù)的使用是根據(jù)所有適用于服務(wù)的地方法律、國(guó)家法律和國(guó)際法律標(biāo)準(zhǔn)的。
用戶承諾:
1、在工業(yè)爐招標(biāo)網(wǎng)的網(wǎng)頁(yè)上發(fā)布信息或者利用工業(yè)爐招標(biāo)網(wǎng)的服務(wù)時(shí)必須符合中國(guó)有關(guān)法規(guī)(部分法規(guī)請(qǐng)見(jiàn)附錄),不得在工業(yè)爐招標(biāo)網(wǎng)的網(wǎng)頁(yè)上或者利用工業(yè)爐招標(biāo)網(wǎng)的服務(wù)制作、復(fù)制、發(fā)布、傳播以下信息:
(1)反對(duì)憲法所確定的基本原則的;
(2)危害國(guó)家安全,泄露國(guó)家秘密,顛覆國(guó)家政權(quán),破壞國(guó)家統(tǒng)一的;
(3)損害國(guó)家榮譽(yù)和利益的;
(4)煽動(dòng)民族仇恨、民族歧視,破壞民族團(tuán)結(jié)的;
(5)破壞國(guó)家宗教政策,宣揚(yáng)邪教和封建迷信的;
(6)散布謠言,擾亂社會(huì)秩序,破壞社會(huì)穩(wěn)定的;
(7)散布淫穢、色情、賭博、暴力、兇殺、恐怖或者教唆犯罪的;
(8)侮辱或者誹謗他人,侵害他人合法權(quán)益的;
(9)含有法律、行政法規(guī)禁止的其他內(nèi)容的。
2、在工業(yè)爐招標(biāo)網(wǎng)的網(wǎng)頁(yè)上發(fā)布信息或者利用工業(yè)爐招標(biāo)網(wǎng)的服務(wù)時(shí)還必須符合其他有關(guān)國(guó)家和地區(qū)的法律規(guī)定以及國(guó)際法的有關(guān)規(guī)定。
3、不利用工業(yè)爐招標(biāo)網(wǎng)的服務(wù)從事以下活動(dòng):
(1)未經(jīng)允許,進(jìn)入計(jì)算機(jī)信息網(wǎng)絡(luò)或者使用計(jì)算機(jī)信息網(wǎng)絡(luò)資源的;
(2)未經(jīng)允許,對(duì)計(jì)算機(jī)信息網(wǎng)絡(luò)功能進(jìn)行刪除、修改或者增加的;
(3)未經(jīng)允許,對(duì)進(jìn)入計(jì)算機(jī)信息網(wǎng)絡(luò)中存儲(chǔ)、處理或者傳輸?shù)臄?shù)據(jù)和應(yīng)用程序進(jìn)行刪除、修改或者增加的;
(4)故意制作、傳播計(jì)算機(jī)病毒等破壞性程序的;
(5)其他危害計(jì)算機(jī)信息網(wǎng)絡(luò)安全的行為。
4、不以任何方式干擾工業(yè)爐招標(biāo)網(wǎng)的服務(wù)。
5、遵守工業(yè)爐招標(biāo)網(wǎng)的所有其他規(guī)定和程序。用戶需對(duì)自己在使用工業(yè)爐招標(biāo)網(wǎng)服務(wù)過(guò)程中的行為承擔(dān)法律責(zé)任。用戶理解,如果工業(yè)爐招標(biāo)網(wǎng)發(fā)現(xiàn)其網(wǎng)站傳輸?shù)男畔⒚黠@屬于上段第1條所列內(nèi)容之一,依據(jù)中國(guó)法律,工業(yè)爐招標(biāo)網(wǎng)有義務(wù)立即停止傳輸,保存有關(guān)記錄,向國(guó)家有關(guān)機(jī)關(guān)報(bào)告,并且刪除含有該內(nèi)容的地址、目錄或關(guān)閉服務(wù)器。
用戶使用工業(yè)爐招標(biāo)網(wǎng)電子公告服務(wù),包括電子布告牌、電子白板、電子論壇、網(wǎng)絡(luò)聊天室和留言板等以交互形式為上網(wǎng)用戶提供信息發(fā)布條件的行為,也須遵守本條的規(guī)定以及北京中采高科招標(biāo)集團(tuán)有限公司將專門發(fā)布的電子公告服務(wù)規(guī)則,上段中描述的法律后果和法律責(zé)任同樣適用于電子公告服務(wù)的用戶。若用戶的行為不符合以上提到的服務(wù)條款,北京中采高科招標(biāo)集團(tuán)有限公司將作出獨(dú)立判斷立即取消用戶服務(wù)帳號(hào)。
十、保障
用戶同意保障和維護(hù)北京中采高科招標(biāo)集團(tuán)有限公司全體成員的利益,負(fù)責(zé)支付由用戶使用超出服務(wù)范圍引起的律師費(fèi)用,違反服務(wù)條款的損害補(bǔ)償費(fèi)用,其它人使用用戶的電腦、帳號(hào)和其它知識(shí)產(chǎn)權(quán)的追索費(fèi)。
十一、結(jié)束服務(wù)
用戶或北京中采高科招標(biāo)集團(tuán)有限公司可隨時(shí)根據(jù)實(shí)際情況中斷服務(wù)。北京中采高科招標(biāo)集團(tuán)有限公司不需對(duì)任何個(gè)人或第三方負(fù)責(zé)而隨時(shí)中斷服務(wù)。用戶若反對(duì)任何服務(wù)條款的建議或?qū)髞?lái)的條款修改有異議,或?qū)?/span>工業(yè)爐招標(biāo)網(wǎng)服務(wù)不滿,用戶只有以下的追索權(quán):
1、不再使用工業(yè)爐招標(biāo)網(wǎng)服務(wù)。
2、結(jié)束用戶使用工業(yè)爐招標(biāo)網(wǎng)服務(wù)的資格。
3、通告北京中采高科招標(biāo)集團(tuán)有限公司停止該用戶的服務(wù)。
十二、通告
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采購(gòu)文件存檔保管過(guò)程中,代理機(jī)構(gòu)經(jīng)常會(huì)碰到管理費(fèi)時(shí)費(fèi)力、資料查找困難、文件經(jīng)常丟失等問(wèn)題。針對(duì)這些痛點(diǎn),本文剖析了檔案管理工作應(yīng)具備的基本功能、關(guān)鍵管理要素和不同管理手段,對(duì)過(guò)程文件作了分類,在此基礎(chǔ)上給出檔案管理的幾種信息化解決方案,且進(jìn)行了對(duì)比分析。
一、前言
招標(biāo)采購(gòu)檔案是招標(biāo)投標(biāo)過(guò)程中形成的各類資料的集合,是具有查考、利用和保存價(jià)值的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄,是對(duì)招標(biāo)全過(guò)程的真實(shí)反映,對(duì)于招標(biāo)人、投標(biāo)人、招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)、監(jiān)督管理部門等主體均有重要意義。
對(duì)于招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)而言,檔案管理的重要性主要體現(xiàn)在:從外部角度看,檔案記錄是行政主管部門監(jiān)督檢查、招標(biāo)人對(duì)代理機(jī)構(gòu)服務(wù)質(zhì)量評(píng)估的主要依據(jù);從內(nèi)部角度看,檔案管理是提高企業(yè)服務(wù)能力、提升項(xiàng)目管理水平的重要抓手。
招標(biāo)檔案信息化的作用和意義包括:
(一)是社會(huì)與檔案事業(yè)發(fā)展的需要
檔案部門作為收集、處理、保存信息資源的平臺(tái),如果檔案管理水平長(zhǎng)期處于落后狀態(tài),那么檔案信息資源的開(kāi)發(fā)將會(huì)受到不利影響。因此有必要以現(xiàn)代化建設(shè)管理方法推進(jìn)檔案管理,通過(guò)檔案信息化建設(shè)提高檔案工作效率和工作質(zhì)量,使檔案部門得以發(fā)揮其應(yīng)有的職能和作用。
(二)是檔案價(jià)值開(kāi)發(fā)利用的需要
傳統(tǒng)的檔案管理辦法環(huán)節(jié)煩瑣,使得檔案的價(jià)值長(zhǎng)期得不到發(fā)掘。在信息化條件下,檔案管理人員能夠及時(shí)、全面地收集到各種有利于單位發(fā)展的外部信息,并以此進(jìn)行用戶需求分析,及時(shí)、有針對(duì)性地開(kāi)發(fā)本單位檔案信息。利用現(xiàn)代信息技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行信息化建設(shè),能夠進(jìn)一步挖掘檔案的潛在價(jià)值,加速資源的共享與傳播利用。例如,通過(guò)對(duì)歷史檔案數(shù)據(jù)資料整理分析,形成數(shù)據(jù)資產(chǎn),貨物類如不同產(chǎn)品的供應(yīng)商庫(kù)、價(jià)格水平信息,工程類如不同專業(yè)建設(shè)項(xiàng)目的供應(yīng)商庫(kù)、資質(zhì)信息等。對(duì)這些數(shù)據(jù)資產(chǎn)進(jìn)行脫敏處理后,可以向內(nèi)外部提供一些增值服務(wù),如可以向招標(biāo)人后續(xù)類似項(xiàng)目招標(biāo)提供信息支持,可以向造價(jià)咨詢單位或部門提供市場(chǎng)價(jià)格信息。
(三)是組織提高決策效率、促進(jìn)創(chuàng)新的需要
進(jìn)行檔案信息化建設(shè),實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享、檔案信息資源合理開(kāi)發(fā)和利用,就能夠更好地為公司的各項(xiàng)決策活動(dòng)提供重要的依據(jù)。組織領(lǐng)導(dǎo)在做重大決策的同時(shí)需要迅速、準(zhǔn)確地查考組織中的各種資源,而傳統(tǒng)的檔案管理方式早已不能滿足利用要求。因此,檔案信息化建設(shè)順應(yīng)了公司發(fā)展的迫切需要,是創(chuàng)新當(dāng)前檔案工作的重要方面,也是公司檔案工作發(fā)展的必然趨勢(shì)。
二、招標(biāo)采購(gòu)檔案內(nèi)容
按照儲(chǔ)存介質(zhì)不同,采購(gòu)檔案分為紙質(zhì)檔案和電子檔案兩類。以公開(kāi)招標(biāo)為例,無(wú)論是政府采購(gòu)還是企業(yè)采購(gòu),一般需要招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)留存的檔案有以下兩類:
(一)紙質(zhì)檔案
前期準(zhǔn)備文件(項(xiàng)目批復(fù)文件/代理委托協(xié)議/采購(gòu)方案等)、發(fā)標(biāo)階段(招標(biāo)公告/招標(biāo)文件/澄清文件/標(biāo)書購(gòu)買記錄/踏勘答疑記錄等)、開(kāi)標(biāo)階段(投標(biāo)文件接收記錄/投標(biāo)人簽到表/報(bào)價(jià)表/唱價(jià)記錄/投標(biāo)文件等)、評(píng)標(biāo)定標(biāo)階段(評(píng)委簽到表/評(píng)標(biāo)報(bào)告及附件/中標(biāo)候選人公示/中標(biāo)通知書/異議或投訴處理記錄等)。
(二)電子檔案
采用非電子招標(biāo)方式的采購(gòu),電子檔案原則上與紙質(zhì)檔案內(nèi)容保持一致。
采用電子招標(biāo)投標(biāo)平臺(tái)進(jìn)行招標(biāo)全流程操作的,平臺(tái)一般具備歸檔模塊,實(shí)現(xiàn)招標(biāo)投標(biāo)過(guò)程文件自動(dòng)歸檔,并按照邏輯關(guān)系生成電子檔案;除此之外,根據(jù)《電子招標(biāo)投標(biāo)辦法》(發(fā)展改革委令第20號(hào)),還應(yīng)具備記錄電子招標(biāo)投標(biāo)中涉及的操作時(shí)間和人員,以及評(píng)標(biāo)全過(guò)程錄像自投標(biāo)有效期結(jié)束之日起存檔90日以上的功能。
三、檔案管理功能及管理手段
(一)檔案管理功能及要素
一個(gè)完整的檔案管理過(guò)程包括檔案的收集、整理、保存、利用、盤點(diǎn)等環(huán)節(jié)。具體到招標(biāo)代理采購(gòu)檔案管理,離不開(kāi)以下幾個(gè)關(guān)鍵要素:
1.制度
招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)需要建立科學(xué)的管理制度,對(duì)采購(gòu)過(guò)程資料的內(nèi)容、歸檔時(shí)間、分類、立卷、移交、保管、借用、歸還、統(tǒng)計(jì)、盤點(diǎn)、銷毀等制訂具體的規(guī)則與流程。因招標(biāo)代理檔案具有一定的特殊性,企業(yè)管理制度要求不應(yīng)違背《政府采購(gòu)法》《檔案法》《電子招標(biāo)投標(biāo)辦法》等相關(guān)法律法規(guī)以及采購(gòu)人對(duì)招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)的管理要求。
2.人員
招標(biāo)代理檔案應(yīng)安排專人管理,要求管理人員具備檔案管理、招標(biāo)投標(biāo)相關(guān)法律法規(guī)、招標(biāo)投標(biāo)流程等方面的專業(yè)基礎(chǔ),熟悉檔案管理制度,具有高度的責(zé)任心和良好的職業(yè)道德。需要對(duì)電子檔案進(jìn)行管理的人員,還應(yīng)具備一定的信息化管理知識(shí)和系統(tǒng)操作能力。招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)還應(yīng)配套建立相應(yīng)的獎(jiǎng)勵(lì)與懲罰機(jī)制,對(duì)人員進(jìn)行考核。
3.場(chǎng)所
招標(biāo)檔案的安全性體現(xiàn)在:一是不發(fā)生火災(zāi)、霉變、水浸、鼠災(zāi)等自然事故,二是不出現(xiàn)丟失、泄密等人為事故。招標(biāo)檔案的保存時(shí)間一般較長(zhǎng),以政府采購(gòu)為例,要求檔案保存時(shí)間至少15年。檔案存放室應(yīng)當(dāng)具有防盜、防火、防塵、防潮、防霉、防有害生物和防污染等安全設(shè)施,不得在危險(xiǎn)和不安全的環(huán)境中保管檔案。電子檔案管理系統(tǒng),根據(jù)檔案密級(jí),機(jī)房建設(shè)應(yīng)達(dá)到相應(yīng)的安全等級(jí)。
(二)管理手段
信息資源管理學(xué)家馬爾香和克內(nèi)斯萊英的信息管理理論中,將信息管理分為四個(gè)發(fā)展階段,即信息物理控制階段、信息技術(shù)管理階段、信息資源管理階段、知識(shí)管理階段。檔案管理手段的歷史沿革,可參照上述理論分為幾個(gè)階段:
1.物理控制
手工管理階段。特點(diǎn)是不借助任何數(shù)字化手段,采取人工目視、手動(dòng)登記方式,管理的核心是臺(tái)賬記錄,包括入庫(kù)臺(tái)賬、出庫(kù)臺(tái)賬、銷毀臺(tái)賬等。目前很多招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)仍采用這種管理方式,缺點(diǎn)是管理效率低,在檔案數(shù)量較多的情況下,無(wú)論是檔案出入庫(kù),還是檔案盤點(diǎn)統(tǒng)計(jì),都會(huì)耗費(fèi)大量的人力成本。
2.技術(shù)管理
半自動(dòng)化管理階段。特點(diǎn)是引入二維碼、RFID等技術(shù),給物理檔案貼上標(biāo)簽進(jìn)行標(biāo)識(shí),同時(shí)借助信息化管理軟件及標(biāo)簽識(shí)別設(shè)備,實(shí)現(xiàn)檔案的半自動(dòng)化管理。這種方式很大程度上提高入庫(kù)、出庫(kù)、盤點(diǎn)效率,而且結(jié)合安全閘機(jī),可實(shí)現(xiàn)檔案非正常離庫(kù)的報(bào)警功能,提高檔案保管的安全性。
3.資源和知識(shí)管理
全電子化管理階段。在國(guó)家簡(jiǎn)政放權(quán)的背景下,從政府采購(gòu)到一些行業(yè)的大型企業(yè)采購(gòu),都已大力推行電子招標(biāo)投標(biāo)。《電子招標(biāo)投標(biāo)辦法》中規(guī)定:數(shù)據(jù)電文形式與紙質(zhì)形式的招標(biāo)投標(biāo)活動(dòng)具有同等法律效力。《檔案法》第三十七條規(guī)定:電子檔案與傳統(tǒng)載體檔案具有同等效力,可以以電子形式作為憑證使用。綜上,招標(biāo)檔案的全電子化管理已是大勢(shì)所趨。這種方式的特點(diǎn)是檔案電子化,保存在磁盤陣列或云存儲(chǔ)等設(shè)備上,設(shè)備聯(lián)網(wǎng),管理人員可通過(guò)信息化系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)檔案的全數(shù)字化管理。在實(shí)現(xiàn)檔案基本管理的基礎(chǔ)上,還可以對(duì)檔案信息分類、二次處理分析,形成資源和知識(shí),進(jìn)而提供數(shù)字資產(chǎn)帶來(lái)的增值服務(wù)。
四、檔案信息化管理方案
無(wú)論是半自動(dòng)化還是全電子化的管理方式,都有其適用場(chǎng)景。下面對(duì)幾類主流的技術(shù)實(shí)現(xiàn)方案做簡(jiǎn)要描述。
(一)二維碼方案
通過(guò)二維碼,賦予每一份紙質(zhì)檔案(檔案盒、檔案袋等)一個(gè)唯一的“身份”標(biāo)識(shí),借助標(biāo)識(shí)、閱讀器及后臺(tái)的管理軟件等實(shí)現(xiàn)檔案的入庫(kù)登記、借閱、歸還、盤點(diǎn)、銷毀等各類檔案管理功能。主要管理功能如下:
1.二維碼生成
二維碼中保存檔案內(nèi)容的摘要信息。根據(jù)招標(biāo)代理業(yè)務(wù)的特點(diǎn),二維碼中一般需包含檔號(hào)、索取號(hào)(即存址號(hào))、項(xiàng)目編號(hào)、項(xiàng)目名稱、項(xiàng)目年份、招標(biāo)人名稱、保存期限等,也可以根據(jù)需要增加其他如招標(biāo)類型、項(xiàng)目類型等關(guān)鍵信息。
2.二維碼采集
使用掃描槍采集二維碼信息,傳輸?shù)焦芾砗笈_(tái),形成檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù),作為出入庫(kù)、盤點(diǎn)等其他管理過(guò)程的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。
3.出入庫(kù)
管理員通過(guò)掃描二維碼可以讀取檔案摘要信息、位置信息,做到準(zhǔn)確定位檔案,進(jìn)而可高效完成出入庫(kù)操作,同時(shí)管理平臺(tái)可記錄檔案的在位狀態(tài)。
4.清點(diǎn)
進(jìn)行檔案盤點(diǎn)時(shí),通過(guò)掃描槍快速讀取二維碼并與管理平臺(tái)中信息比對(duì),從而實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)量、在位狀態(tài)等信息統(tǒng)計(jì)匯總。
(二)RFID方案
RFID采用的也是標(biāo)簽技術(shù),檔案管理功能實(shí)現(xiàn)原理與二維碼方案類似。不同點(diǎn)體現(xiàn)在:
1.RFID屬于電子標(biāo)簽,信息存儲(chǔ)在RFID芯片中
RFID數(shù)據(jù)采集為非接觸式,在一定距離范圍內(nèi),閱讀器可自動(dòng)采集RFID信息,每秒可讀取幾百個(gè)標(biāo)簽。對(duì)于檔案盤點(diǎn)而言優(yōu)勢(shì)很大。
2.標(biāo)簽可重復(fù)使用
標(biāo)簽信息量大,可重復(fù)使用,且標(biāo)簽抗腐蝕性強(qiáng)、不易被污損,使用壽命長(zhǎng)。
3安全性高
一方面是標(biāo)簽本身可設(shè)置密碼保護(hù),防止信息被篡改;另一方面,配合門形通道天線,檔案如被非法取走、經(jīng)過(guò)通道時(shí)可自動(dòng)報(bào)警。
4.適用場(chǎng)景廣,靈活度高
RFID射頻識(shí)別設(shè)備可集成在點(diǎn)檢車、智能密集柜、智能檔案柜等載體上,適用場(chǎng)景廣,靈活度高。
(三)電子檔案系統(tǒng)管理方案
電子招標(biāo)投標(biāo)已是大勢(shì)所趨,省、市、縣各級(jí)公共資源交易中心已經(jīng)廣泛采用電子招標(biāo)投標(biāo)平臺(tái)實(shí)現(xiàn)招標(biāo)投標(biāo)的全流程操作,眾多大型國(guó)有企業(yè)通過(guò)自有的采購(gòu)交易系統(tǒng)完成企業(yè)采購(gòu),市場(chǎng)上也有大量由招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)、交易平臺(tái)廠商等第三方機(jī)構(gòu)運(yùn)營(yíng)的交易平臺(tái)。《檔案法》第三十五條規(guī)定:各級(jí)人民政府應(yīng)當(dāng)將檔案信息化納入信息化發(fā)展規(guī)劃,保障電子檔案、傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化成果等檔案數(shù)字資源的安全保存和有效利用;檔案館和機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位以及其他組織應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)檔案信息化建設(shè),并采取措施保障檔案信息安全。由此看來(lái),隨著電子招標(biāo)投標(biāo)的大力推行,建設(shè)配套的電子檔案管理信息系統(tǒng)也逐漸成為各采購(gòu)主體的剛需。
對(duì)于招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)而言,構(gòu)建電子檔案管理系統(tǒng)時(shí)關(guān)鍵設(shè)計(jì)要點(diǎn)如下:
1.管理對(duì)象
采用非電子招標(biāo)方式的,系統(tǒng)管理對(duì)象為各類過(guò)程文件的電子檔,需要通過(guò)掃描儀等設(shè)備對(duì)實(shí)體檔案進(jìn)行數(shù)字化加工后導(dǎo)入系統(tǒng);采用電子招標(biāo)方式的,系統(tǒng)管理對(duì)象為線上各階段流程生成、留存的過(guò)程文檔。若招標(biāo)投標(biāo)系統(tǒng)為自有系統(tǒng),可直接通過(guò)系統(tǒng)間數(shù)據(jù)接口進(jìn)行數(shù)據(jù)接入;若招標(biāo)投標(biāo)系統(tǒng)為非自有系統(tǒng),則需要與對(duì)端系統(tǒng)建立接口接收數(shù)據(jù),或者由招標(biāo)代理人員下載數(shù)據(jù)后進(jìn)行導(dǎo)入。
2.軟件功能
電子檔案系統(tǒng)中檔案整理、移交、接收、保管、利用、編研等相關(guān)功能基于開(kāi)放檔案信息系統(tǒng)參考模型(ISO 14721-2012 Space data and information transfer systems-Open archival information system(OAIS)-Reference model)設(shè)計(jì)功能框架。
3.硬件設(shè)備配置
基礎(chǔ)配置方面,一般至少應(yīng)配置數(shù)據(jù)庫(kù)服務(wù)器、應(yīng)用服務(wù)器、WEB服務(wù)器等計(jì)算設(shè)備,磁盤陣列等存儲(chǔ)設(shè)備,交換機(jī)等網(wǎng)絡(luò)設(shè)備。也可以選擇租用各云計(jì)算服務(wù)商的云主機(jī)、云存儲(chǔ)等資源。
為確保數(shù)據(jù)不丟失,系統(tǒng)一般具有數(shù)據(jù)備份機(jī)制,將數(shù)據(jù)備份至磁帶庫(kù)或者光盤介質(zhì)。
系統(tǒng)安全方面,鑒于招標(biāo)采購(gòu)檔案數(shù)據(jù)的敏感性,應(yīng)遵循國(guó)家有關(guān)信息安全法律法規(guī)原則,建議參照《信息安全等級(jí)保護(hù)管理辦法》第三級(jí)的防護(hù)要求對(duì)局域網(wǎng)和核心數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行防護(hù)。
(四)方案對(duì)比及適用性分析
幾類信息化管理方案對(duì)比見(jiàn)表1。
相比傳統(tǒng)管理模式,幾類信息化方案都能帶來(lái)管理水平的提升,且在智能化水平、功能豐富性、安全性等方面電子檔案系統(tǒng)方案最優(yōu),RFID方案次之。智能化水平越高,成本相應(yīng)也越高。
五、結(jié)束語(yǔ)
通過(guò)二維碼、RFID、電子檔案管理系統(tǒng)等技術(shù)為檔案管理的自動(dòng)化、智能化帶來(lái)了可能性。主要帶來(lái)的價(jià)值一是采用自動(dòng)識(shí)別手段,提高查閱、盤點(diǎn)等操作效率;二是實(shí)現(xiàn)檔案在位監(jiān)管,提高資產(chǎn)保全率;三是減少檔案遺失問(wèn)題,從而避免財(cái)產(chǎn)損失,杜絕泄密事件的發(fā)生;四是通過(guò)信息化手段將檔案統(tǒng)一入庫(kù)后,通過(guò)數(shù)據(jù)的二次加工、分析、統(tǒng)計(jì),形成數(shù)字資產(chǎn),為領(lǐng)導(dǎo)決策、業(yè)務(wù)管理等提供有力支撐。
最智能的不一定是最合適的,招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)應(yīng)結(jié)合檔案規(guī)模、自身或采購(gòu)人存檔要求、公司業(yè)務(wù)發(fā)展需求、信息化建設(shè)預(yù)算等因素,綜合考慮,選擇適合自身的檔案管理方式。
作者: 劉永金
作者單位:中通服咨詢?cè)O(shè)計(jì)研究院有限公司
來(lái)源:《招標(biāo)采購(gòu)管理》